Como importar uma NF-e de compra por XML

O assistente de importação de XML de compra permite selecionar o arquivo da nota, cadastrar envolvidos, vincular os produtos da NF-e aos produtos do sistema e concluir a importação.

Como acessar o assistente de importação

Acesse a tela Monitora Compras pela barra lateral, pelos Favoritos ou pelo menu Lançamento > Compras > Monitora Compras. Em seguida, clique no botão Importar XML, no topo da tela.

Também é possível abrir o assistente a partir de um Pedido de Compra já existente, usando o botão Importar XML desse pedido.

Etapa 1: Selecione XML

Você pode trazer o XML para o sistema de duas formas:

• Adicionar XML — selecione manualmente o arquivo .xml salvo no computador. Também é possível arrastar o arquivo e soltá-lo na tela.

• Selecione arquivo — busque o XML entre as notas já manifestadas pelo sistema junto à SEFAZ. Para mais detalhes, consulte o artigo de Manifestação de NF-e.

Depois que o XML for selecionado, o sistema avançará automaticamente para a próxima etapa.

Etapa 2: Envolvidos

Escolha a Filial de Faturamento e o Tipo de Lançamento, que corresponde à operação da nota. Os dados do Emitente e do Destinatário são preenchidos automaticamente a partir do XML.

Se o Emitente, que é o fornecedor, ainda não tiver cadastro no sistema, será exibido um aviso com o botão Adicionar Emitente. O formulário de cadastro será aberto com a razão social, o CNPJ e o endereço preenchidos a partir da nota; basta conferir os dados e salvar.

O mesmo procedimento se aplica ao Destinatário e à Transportadora, quando aplicável.

1. Confira os dados do Emitente, Destinatário e Transportadora, quando aplicável.

2. Cadastre os envolvidos que ainda não existirem no sistema usando os botões apresentados.

3. Selecione a Filial de Faturamento e o Tipo de Lançamento.

4. Clique em Avançar para seguir para a etapa de produtos.

Etapa 3: Produtos

Nesta etapa, vincule cada produto da nota fiscal a um produto já cadastrado no sistema. Cada item possui uma bolinha de status: verde quando já está vinculado e vermelha quando ainda precisa de vínculo.

É possível filtrar a lista para exibir somente os itens que ainda estão pendentes de vínculo.

Cadastrando produtos

Quando um produto ainda não existe no sistema, ele pode ser cadastrado individualmente ou em lote.

• Um de cada vez — clique no botão Editar do item, acesse o campo Código ERP e clique em Novo. O cadastro completo do produto será aberto com nome, NCM e código de barras pré-preenchidos.

• Todos de uma vez — clique em Cadastrar Todos. O assistente permite definir dados padrão de Definição, Embalagem, Setor, Marca e Grupo Produto para todos os itens pendentes. Depois, é possível ajustar individualmente o nome, a referência, o código de barras e o NCM de cada produto antes de confirmar.

Editando o vínculo de um item

Clique no ícone de Editar, representado por um lápis, na linha do item para abrir seus detalhes. Dentro dessa tela, é possível navegar entre todos os itens da nota usando as setas de navegação, sem precisar fechá-la.

Como funcionam os Múltiplos

O campo Múltiplos ajusta a quantidade comprada de acordo com a diferença entre a unidade informada na nota fiscal e a unidade usada no controle de estoque.

• Quando a nota vem em uma embalagem maior que a unidade de estoque — por exemplo, uma caixa com 12 unidades, enquanto o estoque é controlado por unidade — informe 12 no campo Múltiplos. O sistema multiplicará a quantidade da nota por esse valor.

• Quando a nota vem em uma unidade menor que o padrão de estoque, informe um valor fracionado, como 0,5. O sistema fará automaticamente a conversão para uma divisão equivalente.

• Também é possível preencher diretamente o campo QTD Comprada com a quantidade final desejada. Nesse caso, o sistema calculará sozinho o valor correspondente de Múltiplos.

Na grade de produtos, o cálculo aplicado a cada item aparece resumido na coluna QTD, por exemplo: “10 X 12 (120)”.

Configurando o CFOP padrão para as próximas notas

Ao lado do campo CFOP Entrada, clique no botão de engrenagem para abrir a configuração do CFOP padrão.

Essa configuração define qual CFOP de entrada o sistema usará automaticamente, para aquele Tipo de Lançamento, sempre que o mesmo CFOP de saída do fornecedor aparecer novamente em notas futuras. Também é possível optar por aplicar o novo CFOP a todos os itens já importados na nota atual.

Conferência de impostos

Para revisar ou ajustar manualmente os dados tributários de um item, marque as caixas Conferir PIS e COFINS e/ou Conferir ICMS, ST e IPI no modal de edição. Os campos correspondentes serão exibidos para edição.

Depois de vincular e ajustar todos os itens, todas as bolinhas de status ficarão verdes. Clique em Avançar para seguir para a última etapa.

Etapa 4: Finalizar Importação

Confira o resumo da nota, incluindo fornecedor, chave, filiais, totais e impostos. Em seguida, defina as opções finais antes de concluir.

1. Confira os dados apresentados no resumo da nota.

2. Marque ou desmarque as opções finais de acordo com o resultado desejado.

3. Clique em Finalizar.

4. Confira o resumo das ações que serão executadas.

5. Acompanhe o andamento de cada passo até a conclusão da importação.

Próximos passos

Ao concluir, o Pedido de Compra já estará criado com a nota fiscal importada. No entanto, o estoque e o financeiro ainda permanecerão com o status Aberto: as quantidades ainda não terão entrado no estoque e o financeiro ainda não terá sido lançado.